وفقا للائحة الإشراف علی الرحلات الخارجیة للأجهزة التنفیذیة، جمیع الرحلات التی تتم علی النحو التالی یحتاج إلی الحصول علی تصریح السفر من المشرفین علی الرحلات الخارجیة:- التفاوض، وتفقد المعدات والتقنیات وممارسات وأنشطة منظمات طرفی التفاوض لشراء المعدات أو نقل التقنیة وإبرام العقود أو تعزیز التعاون الفنی والعلمی والتعلیمی والتقنی؛- تنفیذ المشاریع البحثیة المشترکة الثنائیة أو متعددة الأطراف؛- المتابعة والإشراف علی الشؤون التنفیذیة المتعلقة بالاتفاقیات ومذکرات التفاهم للتعاون؛- المشارکة فی الدورات والورش التدریبیة؛- المشارکة فی المؤتمرات الدولیة من غیر تقدیم الورقة البحثیة (والمشارکة بتقدیم الورقة البحثیة إن لم تکن الرحلة فی إطار انتداب من عمادة الشؤون البحثیة)؛- إقامة المعارض المتخصصة والدولیة, والمشارکة فیها أو زیارة المعارض ذات الصلة؛- الرحلات التی تم تنظیمها بناء علی دعوة من المؤسسات الخارجیة دون أن تکلف الجامعة أیة مصاریف.یجب إرسال طلب الحصول علی تصریح السفر مرفقا بشرح مفصل لمهمة الانتداب من قبل عمید الکلیة أو الکلیة البحثیة أو العمادة إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بخمسة أسابیع قبل الرحلة علی الأقل. وذلک لیتم رفع الطلب بعد دراسته والنظر فیه إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالوزارة. ولتقدیم طلب تصریح السفر یجب علی المتقدم تعبئة استمارة خاصة تتضمن تقریرا توضیحیا لضرورة الرحلة.