لمشارکة أعضاء هیئة التدریس وتقدیم الورقة البحثیة فی المؤتمرات العلمیة والدولیة التی یتم انعقادها فی الخارج یقوم مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالجامعة بتنفیذ الإجراءات الأساسیة للحصول علی التأشیرة. من هذا المنطلق یجب أن تقوم عمادة البحث العلمی والتقنیة بإرسال نسخة من طلب انتداب عضو هیئة التدریس إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالجامعة بعد تقدیمها للشؤون الإداریة. ویجب علی عضو هیئة التدریس أن یقوم بتسلیم صورة من الصفحة الأولی لورقته البحثیة (التی تتضمن عنوان الورقة البحثیة واسم الباحث) إلی جانب صورة من رسالة قبول المقالة إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة. ویتم إرسال هذه المستندات مرفقةً برسالة إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالوزارة لرفعها إلی وزارة الشؤون الخارجیة ولتقدیم خطاب تعریف لسفارة الدولة المعنیة.وکذلک لقضاء إجازة التفرغ العلمی فی الدول الأجنبیة یقوم مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالجامعة بالإجراءات اللازمة للحصول علی التأشیرة من البلد المطلوب بناء علی رسالة تکتبها عمادة البحث العلمی للشؤون الإداریة والتی تعلن فیها موافقتها علی إجازة التفرغ العلمی لعضو هیئة التدریس. ویجب علی عضو هیئة التدریس أن یقوم بإرسال المعلومات المتعلقة باسم البلد المطلوب والجامعة المطلوبة واسم المرافقین بما فی ذلک الزوجة والأولاد باللغة الفارسیة والإنجلیزیة إلی المکتب. وإن تطلب الأمر بناء علی طلب عضو هیئة التدریس یتم تقدیم خطاب تعریف باللغة الإنجلیزیة وفقا لرسالة عمادة البحث العلمی والتقنیة أو عمید الکلیة، وذلک بهدف تسهیل عملیة الحصول علی التأشیرة.