انعقاد المؤتمرات الدولیة من قبل الأجهزة التنفیذیة یخضع لإقرار مجلس الوزراء. ویجب تقدیم طلب عقد المؤتمر الدولی لمجلس الوزراء فیما لا یقل عن ستة أشهر قبل انعقاد المؤتمر، فیلزم بعد إقرار عقد المؤتمر فی عمادة البحث العلمی بالجامعة إرسال المعلومات اللازمة، مثل عنوان المؤتمر، والأهداف والنتائج المحتملة لعقد المؤتمر، والدول أو المنظمات المشارکة فیه وکذلک تقدیر التکالیف التقریبیة لإقامة المؤتمر إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالجامعة، وذلک لرفع الطلب إلی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بوزارة العلوم والنظر فیه فی مجلس الوزراء لتتم الخطوات التالیة إثر إرسال الطلب المرفق برسالة من رئیس الجامعة. والجدیر بالذکر أن استمارة طلب عقد المؤتمر متوفرة فی مکتب العلاقات العلمیة الدولیة بالجامعة، ویجب تعبئتها وإرسالها مرفقة برسالة من الکلیة أو الکلیة البحثیة التی قدّمت طلب عقد المؤتمر إلی هذا المکتب فیما لا یقل عن ستة أشهر ونصف شهر قبل الموعد المحدد لعقد المؤتمر.